Мнение пользователей Мнение пользователей

Учет в салоне штор

Организация учета в производстве штор

 07-04-2011  Статьи, Практика применения ТОРГСОФТ, Применение программы

Салоны и дизайн-студии штор являются достаточно сложными объектами с точки зрения учета материалов, товаров, заказов клиентов и выполненных работ.

Недостатки учета материалов "в тетрадках"

Проблемы учета расхода материала вызваны, прежде всего, тем, что ткани, из которых отшиваются готовые изделия, хранятся в рулонах. А еще существуют отрезы, вывешенные на одной или нескольких удаленных виринах.

1. При учете товаров вручную для того, чтобы проконтролировать остаток материала в рулоне, к рулону крепится бумажка, на которой продавцом (кладовщиком) отмечается каждый факт отреза ткани от рулона и остаток материала. Обычно это выполняется ручкой или карандашом. При таком способе учёта легко допустить ошибку: например, сделали отрез и забыли записать (или умышленно не записали). При ручном учете злоупотребления персонала выявляются очень сложно. Из-за специфики товара (массивные рулоны ткани) перемерять остаток материала в рулоне можно не часто.

2. Вторая особенность – салон штор не продает готовый товар, а производит изделие под заказ. Клиент заказывает изготовление конечного продукта, внося предоплату. Здесь требуется точный учёт и контроль заказов, которые находятся на исполнении. При ручных записях необходимых для заказа материалов, персонал имеет множество способов незаконно обогащаться. Это и заполнение заказа карандашом с последующей подтиркой цифр, и завышение стоимости материалов и работ, и неучтенные заказы, и прочие махинации персонала. Здесь для обеспечения надёжного контроля хозяину важно иметь четко организованную документацию на каждом этапе изготовления заказа и получения материалов со склада.

3. Третьей особенностью можно назвать наличие нескольких пунктов приёма заказов, территориально удаленных от основного салона и склада. Такие пункты могут размещаться в виде небольших отделов в магазинах или на рынках и в других проходных местах, что позволяет охватить большую территорию. Для приёма заказов в таких пунктах достаточно представить только образцы тканей – отрезы материалов и каталоги, фотографии готовых изделий.

Для обработки заказов желательно иметь информацию о наличии материала в рулонах и отрезах, его количестве и цене на всех точках (в основном салоне (складе) и на других пунктах приёма заказов). Это позволяет эффективно использовать имеющиеся ресурсы для изготовления заказов. Например, информация о наличии нужного отреза на такой-то торговой точке позволит использовать его для изготовления заказа, а не резать от целого рулона материала. При неавтоматизированном учете обеспечить менеджера приёмного пункта такой информацией очень сложно.

Таким образом, можно с уверенностью сказать, что салон и производство штор нуждается в установке программы учета. Это позволяет контролировать персонал, рационально расходовать материалы, улучшить обслуживание клиентов. Автоматизация учета – это вопрос эффективности, качества, прибыли.

Как работает программа для автоматизации учета в производстве штор?

Теперь давайте рассмотрим, как выглядит работа салона штор от получения до сдачи заказа с помощью программы учета «ТОРГСОФТ», и какие проблемы при этом решаются.

Закупка и оприходование материалов

Начать следует с учета поступающего (закупленного) товара – ткани, фурнитура и т. д.)

Поскольку материал закупается в рулонах, то при его оприходовании программа индивидуально учитывает каждый рулон. В программе автоматически рулону присваивается свой уникальный номер. И, если одного и того же материала на наш склад поступает несколько рулонов (даже с интервалом во времени), каждый из них будет иметь свой номер в системе учета. Это позволит нам видеть не только общее количество материала, но и сколько материала осталось в каждом рулоне. Это очень важно при определении нужных отрезов для исполнения заказа и для проведения инвентаризации (ревизии) в салоне штор. Этот подход даёт возможность проконтролировать остатки материала в каждом рулоне отдельно!

Остальные штучные товары, такие как фурнитура, карнизы - учитываются как штучный товар. Программа в любой момент позволяет видеть наличие, цену и остатки по каждому из них.

Скачайте бесплатно демо версию программы ТОРГСОФТ
Учёт отрезов ткани

Когда рулон поступает на склад, от него иногда необходимо сразу сделать отрезы для размещения на витрине салона и в приёмных пунктах. В программе ТОРГСОФТ есть специальный режим работы: «сделать отрез». При этом каждый отрез поступает на склад как отдельный товар, ему автоматически присваивается номер и штрих-код, который позволяет проследить его дальнейшее перемещение в нашей торговой сети и всегда точно знать, где он находится.

Приём заказов

Теперь рассмотрим, как выглядит приём и изготовление заказов на шторы с помощью компьютерной программы ТОРГСОФТ.

Клиент обсуждает с менеджером пожелания к заказу и его параметры: высота карниза, замеры, выбирает материалы, из которого будет изготовлен заказ. На этом этапе удобным подспорьем является специальная дизайнерская программа для моделирования будущего заказа. Результаты работы такой программы могут быть прикреплены к заказу в программе ТОРГСОФТ.

В программе ТОРГСОФТ заказ описывается только основными параметрами, важными с точки зрения ведения склада и начисления зарплаты персоналу салона. Это:

  • название изделия;
  • дата приёма;
  • дата изготовления заказа;
  • перечень характеристик: высота, ширина и т. д., основные особенности, которые влияют на изготовление конечного изделия;
  • список выбранных клиентом материалов с точным указанием количества, артикулов, цвета;
  • перечень работ.

Ввод информации в заказ об используемых материалах осуществляется с помощью сканера (сканируется штрих-код с этикетки на рулоне или отрезе) или по артикулам. Материалы удобно вводить по артикулам, т.к. штрих код находится на этикетке, прикрепленной, как правило, к рулону. Артикул на этикетке печатается крупно и его легко можно прочитать издалека, не снимая с рулона. При вводе артикула в заказ система отображает все материалы в рулонах и отрезах, числящиеся по учету и показывает, на каких торговых точках они находятся.

Далее программа рассчитывает стоимость заказа по внесенным в программу ценам на материалы и расценки на работы.

Документация по заказу

Для запуска исполнения заказа клиент должен внести предоплату. Система после приёма заказа автоматически формирует необходимый комплект документов:

- два бланка заказа для клиента. В заказ клиента намерено не включается перечень работ и цены на

- бланк внутреннего заказа на материалы, необходимые для его изготовления и списком работ; материалы – только общая сумма заказа и основные параметры изготавливаемого изделия. Клиент ставит подпись. Один экземпляр хранится у клиента, второй – в салоне. На практике бывают случаи, когда клиент отказывается от своих первоначальных требований к заказу. В этом случае такой бланк с подписью клиента, хранящийся в салоне, будет служить необходимой защитой от возможных претензий со стороны клиента.

- квитанция на приём оплаты;

- накладная на получение необходимых материалов со склада. Такая накладная является отчетным документом кладовщика и позволяет хозяину его контролировать по каждому факту расхода материала со склада.

На каждом из документов есть штрих-код, позволяющий в дальнейшем ускорять поиск и обработку документа, что значительно ускоряет обслуживание клиента в салоне.

Отслеживание состояния заказа

Принятый заказ может долго находиться в режиме подготовки, пока клиент обсуждает заказ. В этом состоянии заказ может беспрепятственно изменяться менеджером (приёмщиком). После принятия предоплаты заказ переводится в активный режим, распечатывается пакет документов. Активный заказ не может быть изменен менеджером без ведома хозяина! Это очень важно для предотвращения несанкционированных изменений после распечатки документов персоналом салона.

При необходимости, у хозяина есть возможность изменения таких активных заказов - владелец входит в программу под своим паролем и имеет полные права доступа.

Все товары активных заказов резервируются на складе временного хранения. Это предотвращает использование одного и того же материала для разных заказов. Если материал находится не в основном салоне, а в одном из приемных пунктов, то при использовании такого материала (отреза) в заказе, система автоматически формирует накладные внутреннего перемещения этого материала на основной склад, с которого он будет продан клиенту. Это поддерживает все склады системы в актуальном состоянии.

Клиент может оплачивать заказ частями на протяжении всего срока его изготовления. Каждый факт оплаты фиксируется и для клиента печатается чек получения предоплаты.

Анализ информации по заказам

По каждому заказу, находящемуся в работе, имеется точная информация о состоянии его оплат: общая сумма заказа, предоплата, сумма работ, сумма материла, доплаты и т.д.

Система анализа активных заказов показывает, к какому времени наши заказы должны быть готовы. Это позволяет предпринимателю правильно планировать работы для своевременного изготовления заказов, контролировать исполнителей, информировать клиентов о готовности заказов.

Когда заказ готов и клиент приходит его забирать, по системе учета заказ переводится в состояние «завершен». При этом автоматически печатается документ о факте выдачи заказа клиенту. Если необходимо, клиент вносит оставшуюся часть оплаты.

Документы завершенного заказа

По завершению заказа печатается два документа.

Товары по завершению заказов включаются в отчёт по реализации и считаются проданными. Они возвращаются со склада временного хранения и включаются в состав реализации (уходят со склада клиенту).

Ежедневный отчёт о состоянии дел в салоне

Ежедневно владелец салона может печатать отчет, позволяющий ему контролировать заказы и деньги по всем торговым точкам (пунктам приёма).

Расчет заработной платы исполнителей работ

На основании информации, введенной при учете заказов, система ТОРГСОФТ позволяет вести учет всех выполненных работ и рассчитывать заработную плату исполнителей.

Выводы

Программа для учета в салонах штор позволяет существенно улучшить контроль за наличием и расходованием материалов, вести бухгалтерский и складской учет для предпринимателя, легко провести инвентаризацию, проследить исполнение заказов и знать состояние дел в любой момент.


У вас остались вопросы? Обязательно звоните или пишите нам. Мы поможем организовать учет в вашей организации

КОНТАКТЫ ЗАКАЗАТЬ ЗВОНОК ЗАДАТЬ ВОПРОС