Мнение пользователей Мнение пользователей

Учет в интернет магазине

Особенности ведения учета в интернет магазине с помощью программы ТОРГСОФТ

 08-04-2011  Статьи, Практика применения ТОРГСОФТ, Применение программы

Учет заказов, продаж и отгрузок интернет-магазина в единой системе складского учета обеспечивается благодаря дополнительной опции программы Синхронизация с интернет-магазином

Учет для интернет-магазина в программе ТОРГСОФТ

Торговля через Интернет получает все большее распространение. Многие «реальные» магазины открывают «виртуальные» представительства: или с целью принимать заказы через интернет, или чтобы просто ознакомить потребителей с наличием товаров. Так или иначе, интернет-магазин, как и обычный, требует учета товаров и продаж.

Сопряжение с интернет-магазином – дополнительная функция программы ТОРГСОФТ. Что она собой представляет, для чего нужна и как работает? В общих чертах, сопряжение программы с интернет-магазином позволяет производить обмен данными между сайтом и программой. Информация о товарах и ценах поступает из программы на сайт магазина, а заказы из сайта - поступают в программу.

Тот, кто хоть раз занимался наполнением интернет-магазина товарами, знает, какой это кропотливый труд: для каждого товара нужно ввести наименование, описание, цену, количество в наличии, условия доставки и фото… Также внимания предпринимателя требует и учет проданных через интернет товаров.

Благодаря функции сопряжения владелец интернет-магазина избавлен от этой работы, потому как все данные о товарах автоматически передаются из программы на сайт, а в программу поступают данные о заказах и регистрируются продажи. Таким образом, владелец магазина всегда знает актуальное состояние товаров на складе, а покупатель – информацию о наличии и ценах.

Как происходит синхронизация программы с интернет-магазином?

Синхронизация ТОРГСОФТ с интернет-магазином происходит с помощью файла формата cvs, который отправляется через FTP сервер на сайт при нажатии на кнопку Синхронизировать.

Все настройки обмена данными между сайтом и программой ТОРГСОФТ производятся в меню Склад---Синхронизация с интернет-магазином. На сайт можно загружать все товары из программы, а можно – выбранные товарные группы, определенные бренды или производители, или выборочно единичные товары.

Здесь же выбирается сайт, с которым будет проходить обмен данными (если у пользователя несколько интернет-магазинов), и в какую кассу будут поступать оплаты - для дальнейшего финансового учета предпринимателя.

Всегда актуальная информация о товарах на сайте

Чтобы на сайте всегда была актуальная информация о наличии и ценах, а новые фотографии подгружались автоматически, в программе настраивается время синхронизации, когда будет автоматически происходить обмен данными. Тогда система сама будет отправлять и принимать с сайта все изменения по заданному Вами "расписанию". Это может быть полезно, когда в силу специфики товара, в интернет-магазине часто меняется ассортимент, цены, наличие. При необходимости отправить данные "внепланово" это можно сделать вручную.

Товарные группы

Товары в каталоге на сайте группируются для удобства навигации покупателей. А группы товаров для вашего внутреннего учета в программе разбиты более подробно. Чаще всего классификация товаров для сайта и "для себя" различается. Чтобы при отправке данных на сайт все товары попали на свои места, в программе нужно указать, к какой ветке товаров на сайте он относится. Как видно из примера, вид товара "Блок для записей" на сайте относится к категории Бумага:

Фотографии товаров в программе

На сайт отправляются фотографии, прикрепленные к описанию товара в программе. Вы можете подгружать фото в графических форматах: jpg, gif, bmp. Ваши изображения могут быть разного размера. Обработку размеров фотографий (маленькие для предварительного просмотра, средние или большие для подробного изучения) делает сайт, поэтому эту возможность нужно предусмотреть при разработке интернет-магазина.

Скачайте бесплатно демо версию программы ТОРГСОФТ
Получаем и обрабатываем заказы от клиентов

Все заказы из интернет-магазина автоматически поступают и обрабатываются в разделе Документ---Заказ удаленного клиента.

Когда покупатель отправил из интернет-магазина заявку, в программу ТОРГСОФТ поступает заказ клиента, который содержит:

  • Данные о клиенте, которые он указал при регистрации (ФИО, телефон, е-mail, город),
  • Данные о заказанных товарах (название, цена, количество).

ТОРГСОФТ сопоставляет полученные данные с данными из базы клиентов, и, если они совпадают, программа опознает его как постоянного покупателя, у которого может быть дисконтная карта вашего магазина и право на скидки. Информация о скидке и о регистрации в программе отображается рядом с составом заказа.

Новых клиентов, которые впервые обратились в ваш магазин, нажатием одной кнопки можно занести в базу клиентов в программе и дать им возможность накапливать скидки.

Менеджер согласовывает с клиентом заказ и условия доставки, если нужно – вносит корректировки, и здесь же выписывает счет. Счет создается программой автоматически на основе заказа. Очень удобно, что в счет менеджер может внести комментарии (например, адрес доставки товара, каким перевозчиком предпочтительнее отправлять груз и др.).

Также программа формирует расходную накладную для покупателя. Счет и накладная отправляются с курьером покупателю, тот принимает от клиента деньги и подписи на документах. Счет может быть отправлен по электронной почте – для этого в программе предусмотрена кнопка для автоматической отправки счета. После оплаты менеджер вносит оплаты в программу и закрывает накладные.

Возможен другой вариант. Если ваш интернет магазин принимает электронные платежи (используя платежные системы или банковские карты), тогда при поступлении оплаты в программе создается запись с оплаченным счетом. Менеджеру остается лишь распечатать документы и оправить товар покупателю.

Что нужно предусмотреть при разработке Интернет-магазина

1. Если Вы планируете организовать полную автоматизацию торговли и использовать синхронизацию с интернет-магазином, вам нужно сообщить об этом разработчикам сайта. При разработке интернет-магазина нужно предусмотреть нужный формат файла обмена данными. Будет проще, если разработчики сайта свяжутся с разработчиками программы ТОРГСОФТ, и мы обсудим параметры сайта. (Наши контакты).

Для тех, кто пишет сайт самостоятельно, - нужно изучить эти параметры файла для синхронизации.

2. Предусмотрите, чтобы фото товара на сайте автоматически меняли размер, в зависимости от того, где они размещены – в каталоге товаров или в подробном описании;

3. Если Вы планируете принимать оплаты через сайт с помощью платежных систем, учтите этот момент при разработке;

4. Убедитесь, что форма для регистрации покупателя на сайте информативна и содержит поля, необходимые для обработки заказа (как минимум, ФИО, телефон, город, е-mail).

5. Старайтесь, чтобы классификация товаров в программе учета и в каталоге сайта были идентичными и подразумевали одну и ту же группу товаров. Так Вам будет намного проще настроить синхронизацию.

6. И не забудьте сообщить покупателям вашего «обычного» магазина, что теперь для них появился дополнительный сервис – Ваш Интернет-магазин!


У вас остались вопросы? Обязательно позвоните или пишите нам. Мы поможем организовать учет в вашем интернет магазине.

КОНТАКТЫ ЗАКАЗАТЬ ЗВОНОК ЗАДАТЬ ВОПРОС